1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem niniejszego serwisu jest MUKS Kings of The Table Przeźmierowo, ul. Dolina 25, Przeźmierowo, NIP 7812055070 („Administrator”, „Klub”).
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych możesz skontaktować się z nami pod adresem e-mail: kingsofthetable@gmail.com.
2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu
Formularz kontaktowy (zakładka Kontakt): imię i nazwisko, adres e-mail, temat oraz treść wiadomości — w celu udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji) oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeśli wiadomość dotyczy podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy.
Rezerwacja treningu indywidualnego (zakładka Akademia): imię i nazwisko oraz dane kontaktowe (telefon lub e-mail) — w celu umówienia i potwierdzenia terminu treningu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku zajęć dla osób niepełnoletnich formularz wypełnia rodzic lub opiekun prawny, podając własne dane kontaktowe.
Zapisy na ALTS — Amatorską Ligę Tenisa Stołowego (zakładka ALTS): imię i nazwisko, adres e-mail oraz numer telefonu — w celu zapisania uczestnika do rozgrywek ligowych i kontaktu w sprawach organizacyjnych. Imię i nazwisko uczestnika oraz wyniki jego meczów (grupy, tabele i wyniki rozgrywek) publikujemy na stronie ALTS; adres e-mail i numer telefonu nie są publikowane. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Dane zbierane w Panelu klubowicza (konta członków klubu) opisujemy szczegółowo w punkcie 3.
Żaden z formularzy w serwisie ani Panel klubowicza nie zbiera danych osobowych szczególnych kategorii w rozumieniu art. 9 RODO (w szczególności danych o zdrowiu).
3. Panel klubowicza — konta członków klubu
Konto w Panelu klubowicza zakładają zawodnicy, uczestnicy zajęć oraz rodzice lub opiekunowie prawni dzieci trenujących w Klubie. Przy rejestracji zbieramy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz hasło, które przechowujemy wyłącznie w postaci zaszyfrowanej (skrótu), niedostępnej dla nikogo w formie jawnej. Konto wymaga akceptacji przez zarząd Klubu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (obsługa uczestnictwa w zajęciach i życiu klubu).
Dane dzieci: rodzic lub opiekun prawny może dodać do swojego konta dziecko, podając jego imię, nazwisko i rok urodzenia. Robi to na podstawie oświadczenia, że jest rodzicem lub opiekunem prawnym dziecka i ma prawo podać jego dane, oraz wyrażając zgodę na ich przetwarzanie w celu prowadzenia konta klubowego dziecka. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda rodzica lub opiekuna) oraz art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Zgodę można w każdej chwili wycofać, usuwając dziecko z konta lub pisząc do Klubu; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania sprzed jej wycofania.
Treningi, mecze i drużyny: w Panelu przetwarzamy informacje o przypisaniu do grup treningowych i drużyn, deklaracjach obecności na treningach i dostępności na mecze (wraz z ewentualną uwagą wpisaną przez użytkownika), obecności potwierdzonej przez trenera, składach meczowych, wynikach oraz udziale w turniejach reprezentujących Klub. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Klubu polegający na organizacji zajęć i rozgrywek).
Wyjazdy na turnieje młodzieżowe: trenerzy i zarząd zaznaczają w Panelu, którzy zawodnicy jadą reprezentować Klub na turniejach z harmonogramu (Grand Prix Wielkopolski i Polski). Widzą to wyłącznie trenerzy i zarząd. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (organizacja wyjazdów sportowych).
Ranking „Zawodnik miesiąca”: na podstawie obecności na treningach, udziału w meczach i turniejach naliczamy punkty i prowadzimy miesięczny ranking, który widzą wszyscy zalogowani członkowie Klubu — wraz z imieniem i nazwiskiem oraz liczbą punktów (także w przypadku dzieci). Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (motywowanie do udziału w zajęciach i budowanie wspólnoty klubowej). Masz prawo sprzeciwić się takiemu przetwarzaniu — napisz do nas, a wyłączymy Twoje dane z rankingu.
Widoczność danych w Panelu: listę osób obecnych na danym treningu (imię i nazwisko oraz ewentualną uwagę) widzą członkowie tej grupy, jej trener oraz zarząd Klubu. Skład drużyny, terminarz i wyniki widzą członkowie drużyny, jej kapitan oraz zarząd; pełną listę osób w grupie treningowej i dostępność zawodników widzą trener grupy (lub kapitan drużyny) i zarząd. Ranking i ogłoszenia klubowe widzą wszyscy zalogowani członkowie Klubu. Adres e-mail i numer telefonu nie są widoczne dla innych członków ani trenerów — ma do nich dostęp wyłącznie zarząd Klubu.
Składki: prowadzimy ewidencję należności i wpłat za uczestnictwo (tytuł, kwota, termin, status opłacenia lub zwolnienia, wysyłane przypomnienia). Informację o zaległościach widzą osoba, której dotyczy (lub jej rodzic) oraz zarząd Klubu. Zaległa składka może skutkować czasowym zablokowaniem możliwości zapisu na treningi i mecze w Panelu, o czym użytkownik jest informowany; zarząd może przyznać wyjątek. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO (obowiązki księgowe i podatkowe).
Rozliczenia z trenerami i zawodnikami: zarząd Klubu prowadzi w Panelu ewidencję wypłat (wynagrodzeń, zwrotów kosztów, zakupu sprzętu) oraz liczby poprowadzonych treningów — imię i nazwisko odbiorcy, kwota, termin i status przelewu. Dane te widzi wyłącznie zarząd Klubu. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. c RODO.
Wiadomości e-mail: na adres e-mail podany w koncie wysyłamy wyłącznie wiadomości związane z jego obsługą i uczestnictwem w zajęciach, tj. potwierdzenie zaakceptowania konta, link do zresetowania hasła, informacje o zmianie lub odwołaniu treningu, nowym meczu lub zmianie jego terminu, składzie na mecz, nowej składce oraz cykliczne przypomnienia o składkach po terminie płatności. Nie wysyłamy w ten sposób treści marketingowych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
4. Komu udostępniamy dane
Dostęp do danych mają upoważnieni przedstawiciele Klubu (zarząd, trenerzy i kapitanowie drużyn) w zakresie opisanym powyżej i niezbędnym do realizacji ich zadań.
Korzystamy z usług podmiotów przetwarzających dane w naszym imieniu, z którymi łączą nas umowy powierzenia lub standardowe warunki przetwarzania danych: dostawcy hostingu serwisu (Vercel Inc.), dostawcy bazy danych (Neon, Inc.) oraz dostawcy usługi wysyłki wiadomości e-mail (Resend, Inc.). Podmioty te mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (w szczególności w Stanach Zjednoczonych); w takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innego mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO.
Poza wskazanymi podmiotami nie przekazujemy danych osobowych innym odbiorcom, chyba że obowiązek taki wynika z przepisów prawa.
5. Okres przechowywania danych
Dane przekazane za pośrednictwem formularzy kontaktowych, rezerwacji i zapisów przechowujemy przez 12 miesięcy od ostatniego kontaktu z Twojej strony, po czym są trwale usuwane — chyba że dłuższy okres przechowywania wynika z obowiązujących przepisów prawa (np. podatkowych) lub jest niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Dane konta w Panelu klubowicza przechowujemy przez czas jego posiadania, a po zakończeniu uczestnictwa w zajęciach Klubu — przez 12 miesięcy, po czym konto i związane z nim dane o obecnościach, dostępności i punktach rankingowych są usuwane. Możesz w każdej chwili poprosić o usunięcie konta lub usunąć z niego dziecko.
Dokumenty i dane dotyczące składek oraz wypłat przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy).
6. Twoje prawa
Zgodnie z RODO przysługuje Ci prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.
Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy RODO.
Jeżeli przetwarzanie opiera się na Twojej zgodzie, możesz ją w każdej chwili wycofać. Rodzic lub opiekun prawny może wykonywać powyższe prawa także w imieniu dziecka.
Aby skorzystać z powyższych praw, napisz do nas na adres kingsofthetable@gmail.com.
7. Pliki cookies
Serwis wykorzystuje wyłącznie niezbędne pliki cookies, konieczne do jego prawidłowego działania — w tym cookies utrzymujące sesję logowania w panelu administracyjnym Klubu oraz w Panelu klubowicza (pozostają aktywne do wylogowania lub wygaśnięcia sesji). Nie wykorzystujemy plików cookies do celów analitycznych, marketingowych ani do śledzenia aktywności użytkowników, a serwis nie korzysta z żadnych zewnętrznych narzędzi analitycznych.
Gdybyśmy w przyszłości wprowadzili do serwisu narzędzia wymagające zapisu dodatkowych, nieniezbędnych plików cookies, przed ich uruchomieniem poprosimy o Twoją zgodę za pomocą stosownego komunikatu.
8. Bezpieczeństwo danych
Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem — w tym ograniczony, chroniony hasłem dostęp do panelu administracyjnego Klubu, przechowywanie haseł kont klubowych wyłącznie w postaci zaszyfrowanej, czasową blokadę konta po wielokrotnych nieudanych próbach logowania oraz podział uprawnień w Panelu klubowicza (zarząd, trener, kapitan, zawodnik).
9. Zmiany Polityki Prywatności
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności. Aktualna wersja dokumentu jest zawsze dostępna pod niniejszym adresem.